Maîtriser et optimiser la gestion administrative des actions de formation
Les contraintes législatives actuelles obligent les organismes de formation à mettre en place une gestion administrative rigoureuse et maîtrisée depuis l’avant-vente jusqu’à la clôture de l’action. Or, si ce processus n’est pas maîtrisé, il engendre lourdeur, contraintes accrues et augmentation du temps improductif au détriment du temps pédagogique. Cette session permettra à tout organisme de se doter du processus administratif respectant les exigences législatives et de certification qualité, tout en optimisant cette fonction.
Présentiel
Format de la formation
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Aucun stagiaire n'a été formé sur cette formation
Formation
Durée
7 heures sur 1 jour
Groupe
De 8 à 16 personnes
Tarifs
Inter : 140 € NET 1 jour
Programme
Pré-requis
Aucun prérequis pédagogique n'est exigé.
Public concerné
Professionnels en charge de la gestion administrative et commerciale de la formation professionnelle de la région Auvergne-Rhône-Alpes, exerçant une activité de formation continue, qu’ils soient nouveaux entrants pour bien démarrer l’activité, ou ayant de l’antériorité pour améliorer le pilotage administratif (pour les structures dotées ou non d'un logiciel de gestion administrative de la formation).
Objectifs
Maitriser toutes les étapes de gestion administrative et financière permettant gérer de façon optimale les actions de formation non seulement pour être en conformité avec la réglementation en vigueur, et se préparer, le cas échéant, à la certification qualité QUALIOPI ; mais aussi pour gagner du temps et de l’efficacité.
Objectifs pédagogiques
- Maîtriser les exigences légales de la gestion administrative d'une action de formation continue pour un organisme de formation (obligations réglementaires et processus de certification qualité)
- Intégrer la relation client pour accroître l’efficacité de la gestion des actions de formation
- Mettre en place le process approprié
- Concevoir tous les modèles types de l’analyse du besoin au suivi au bilan pédagogique et financier
- Concevoir des outils de suivi et les tableaux de bord pour gagner du temps et de l’efficacité
Contenu
Le process de gestion de la formation et l'impact sur chaque étape de la fonction administrative, rôle et responsabilités interne aux organismes
Les activités de la gestion administrative et de la relation client en formation
- L'offre et le devis
- La phase de négociation du contrat
- La validation et l'enregistrement du contrat
- Le suivi administratif de l’action
- La prestation de formation : documents obligatoires (modèles types et contenus)
- Le contrôle de la qualité de la prestation
- La facturation et le suivi des encaissements
L'exploitation des données produites par la gestion administrative
Les outils de suivi, notamment les tableaux de :
- suivi commercial global ou par activité ;
- facturation client ;
- d'autres outils pourront être traités en fonction des besoins du groupe.
Les indicateurs de suivi et de performance
NB – Le contenu pourra être réajusté pour intégrer les évolutions législatives éventuelles
Méthodes Pédagogiques
Approche en pédagogie active, alternant les apports méthodologiques indispensables à maîtriser et leur mise en œuvre opérationnelle illustrée de cas d’application issus des participants ou apportés par l’intervenant. Les modèles et outils seront remis de façon numérique aux participants.
Modalités d'évaluation
- Grille d’auto-positionnement en amont et aval
- Questionnaire final de satisfaction et d'évaluation de l'atteinte des objectifs pédagogiques
Accessibilité
Si votre situation nécessite des aménagements particuliers, merci de nous contacter
Sanction visée
Maîtriser et optimiser la gestion administrative des actions de formation
Date de modification
05/06/2023